一家剛完成融資的科技初創企業，需要在香港建立新的營運據點。團隊初期約十二人，但預計半年內增加至二十五人。由於人數增長速度尚未完全確定，客戶不希望過早承擔長期傳統寫字樓租約及大額裝修成本，因此考慮共享辦公室及服務式辦公室。
客戶對辦公空間的要求包括鄰近港鐵站、可提供公司註冊地址、二十四小時出入、穩定網絡、獨立會議室及訪客接待服務。團隊亦需要不定期與海外投資者進行視像會議，因此隔音及會議設施非常重要。
商域團隊首先向客戶解釋共享辦公室、服務式辦公室及傳統寫字樓的差異。共享辦公室租期較靈活，通常已包括傢俬、網絡、清潔及公共設施，但每個座位的平均成本可能較高；傳統寫字樓則較適合人數穩定、需要建立獨立企業形象的公司，但前期裝修及按金支出較大。
考慮到客戶正處於高速發展階段，我們建議先以靈活辦公方案作為過渡，並將選址集中於中環、金鐘、鰂魚涌及尖沙咀。不同共享辦公品牌在社群定位、租金、會議室使用方式及額外收費方面各有差異，因此我們替客戶整理了一份總成本比較，而非只比較每月租金。
商域團隊先後安排客戶參觀六個共享辦公空間。有些場地設計時尚，但開放區較嘈雜；有些提供較多會議室，卻距離港鐵站較遠。最終，客戶選定一個位於鰂魚涌商業區的共享辦公中心。該中心鄰近港鐵站，周邊聚集不少科技、保險及跨國企業，適合客戶建立商業聯繫。
客戶最初租用一個可容納十四人的獨立辦公室，並獲安排兩個流動座位。商域團隊與營運方磋商後，協助客戶取得較具彈性的升級條款，讓公司在未來團隊增加時，可優先轉到同中心較大的辦公室，而毋須重新搬遷。
我們亦協助客戶了解會議室時數、打印收費、訪客政策、郵件處理、冷氣使用及退租通知期等細節。這些額外條款雖然看似瑣碎，但會直接影響實際使用成本及員工體驗。
進駐後，客戶不需要投入大量裝修費，便能立即開始營運。共享辦公中心的活動及公共空間，也讓團隊有機會接觸其他創業者、投資者及專業服務機構。
半年後，客戶團隊人數增加，並按照原先安排轉到更大的獨立辦公室。整個過程無須重新處理公司地址、網絡及搬遷工程，有效降低擴展期間的行政負擔。
共享辦公室並非只適合小型企業，而是一種能配合企業不同發展階段的空間策略。商域透過比較租期、設施、成本及擴充條款，協助客戶選擇真正能支持業務增長的靈活辦公方案。
